Οι επιχειρήσεις θέτουν τον εαυτό τους σε αυξημένο κίνδυνο απώλειας δεδομένων, μη περιορίζοντας τις ενέργειες τόσο των υφιστάμενων όσο και των πρώην εργαζομένων τους.
Ένας σημαντικά μεγάλος αριθμός εργαζομένων (ένας στους τρεις – 33%) εξακολουθεί να έχει πρόσβαση σε αρχεία και έγγραφα ενός προηγούμενου εργοδότη, θέτοντας σε κίνδυνο την ακεραιότητα των δεδομένων και την επιβίωση της εταιρείας, βρίσκει η νέα έρευνα “Sorting out digital clutter in business” της Kaspersky Lab. Οι πρώην εργαζόμενοι μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν αυτά τα δεδομένα για δικούς τους σκοπούς, για παράδειγμα σε έναν νέο χώρο εργασίας, ή μπορεί ακόμα και να τα διαγράψουν ή να τα καταστρέψουν τυχαία. Ως αποτέλεσμα, η ανάκτηση των δεδομένων θα απαιτήσει χρόνο και προσπάθεια, η οποία διαφορετικά θα μπορούσε να δαπανηθεί σε πιο χρήσιμα επιχειρηματικά καθήκοντα.
Με όλες τις επιχειρήσεις να πνίγονται σήμερα σε ψηφιακά αρχεία, χρησιμοποιώντας εφαρμογές συνεργασίας, ηλεκτρονικά έγγραφα και υπηρεσίες κοινής χρήσης αρχείων, μπορεί να είναι δύσκολο για αυτές να παρακολουθούν ποια δεδομένα βρίσκονται που, ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά, πότε και πώς. Ωστόσο, αυτή η έλλειψη σαφήνειας όσον αφορά στην «ψηφιακή ακαταστασία» δεν είναι μόνο ένας οργανωτικός πονοκέφαλος: η αδυναμία κλειδώματος των δεδομένων που «ζουν» στο διαδίκτυο μπορεί να αποτελέσει μειονέκτημα ή και απειλή για τις επιχειρήσεις.
Ο κίνδυνος μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα αρχεία εργασίας μπορεί να προέρχεται ακόμα και από το λιγότερο προφανές συμβαλλόμενο μέρος: τους εργαζόμενους που δεν εργάζονται πλέον σε μια εταιρεία, αλλά δεν έχουν αποκοπεί από την εταιρική υπηρεσία email, την εφαρμογή Messenger ή τα έγγραφα της Google. Η κατάσταση είναι ιδιαίτερα ανησυχητική, καθώς τα περιουσιακά αυτά εταιρικά στοιχεία περιλαμβάνουν πνευματική ιδιοκτησία, εμπορικά μυστικά ή άλλα προστατευόμενα ή εμπιστευτικά δεδομένα τα οποία, αν διαρρεύσουν, θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν από τους ψηφιακούς εγκληματίες ή τους ανταγωνιστές προς όφελός τους. Μεταξύ των ερωτηθέντων, το 72% παραδέχθηκε ότι εργάζεται πάνω σε έγγραφα που περιέχουν διαφορετικά είδη ευαίσθητων δεδομένων.
Η έρευνα διαπίστωσε επίσης ότι λόγω της ακαταστασίας των ψηφιακών δεδομένων, απαιτείται χρόνος ώστε οι εργαζόμενοι να βρουν το σωστό έγγραφο ή δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε διαφορετικά μέρη. Το 57% των εργαζομένων δυσκολεύτηκε να εντοπίσει ένα έγγραφο ή ένα φάκελο κατά τη διάρκεια της εργασίας του. Το ίδιο ποσοστό (58%) χρησιμοποιεί επίσης την ίδια συσκευή για εργασία και προσωπική χρήση, πράγμα που σημαίνει ότι οι πληροφορίες σε διαφορετικές συσκευές μπορούν να αντιγραφούν ή να γίνουν απαρχαιωμένες προκαλώντας σύγχυση και πιθανά λάθη στην εργασία. Αυτή η ψηφιακή ακαταστασία μπορεί επίσης να οδηγήσει σε παραβίαση δεδομένων εάν πέσουν στα χέρια τρίτων ή ακόμα και ανταγωνιστή. Οι συνέπειες αυτού του γεγονότος θα μπορούσαν να λάβουν τη μορφή κυρώσεων και αγωγών από πελάτες, ως αποτέλεσμα παραβίασης ενός συμβολαίου εμπιστευτικότητας ή νομοθεσίας προστασίας δεδομένων.
Το πρόβλημα της κατάλληλης πρόσβασης σε εργασιακά περιουσιακά στοιχεία επισημαίνεται επίσης από το γεγονός ότι μόλις το ένα τρίτο (29%) των εργαζομένων παραδέχεται ότι μοιράζεται τα στοιχεία σύνδεσής του για μια συσκευή εργασίας με έναν συνάδελφο. Στη σημερινή κουλτούρα γραφείων με τους ανοιχτούς χώρους και τον συνεργατικό τρόπο εργασίας, οι εργαζόμενοι συχνά έχουν την τάση να μην αναγνωρίζουν όρια, αλλά να μοιράζονται τα πάντα με τους συναδέλφους τους, από χαρτί και ιδέες, μέχρι γραφεία, καθήκοντα, ακόμη και συσκευές. Οι κακές συνήθειες που αφορούν τους κωδικούς πρόσβασης και η φιλοσοφία του laissez-faire με τα ευαίσθητα εταιρικά δεδομένα μπορεί να φαίνονται αρκετά ακίνδυνα και ίσως να μην οδηγήσουν άμεσα σε παραβίαση, ωστόσο δείχνουν την ανάγκη ευρύτερης εκπαίδευσης επάνω στους πιθανούς κινδύνους.
