Εξέλιξη του ψηφιακού χώρου εργασίας

Πώς μπορεί μια επιχείρηση να διαχειριστεί σωστά τη μετάβασή της στα νέα δεδομένα
Τρίτη, 13 Φεβρουαρίου 2018 13:59
UPD:13:59

Από την έντυπη έκδοση

Της Λέττας Καλαμαρά
lakal@naftemporiki.gr

Χρήσιμες και χρηστικές απαντήσεις στο κρίσιμο ερώτημα πώς μπορεί μια επιχείρηση να διαχειριστεί σωστά την ψηφιακή μετάβασή της έδωσαν οι αναλυτές της Canon, στο πλαίσιο της διεθνούς έρευνας με θέμα «Η εξέλιξη του ψηφιακού χώρου εργασίας» Canon, Office Insights 2018, που πραγματοποιήθηκε με σειρά συνεντεύξεων με 2.550 υπαλλήλους γραφείου, μεταξύ των οποίων υπεύθυνοι για τη λήψη αποφάσεων, διευθυντικά στελέχη και τελικοί χρήστες, σε 24 χώρες της Ευρασίας, της Αφρικής, της Μέσης Ανατολής και της Ευρώπης, μεταξύ των οποίων συμπεριλαμβάνεται και η Ελλάδα. Η έρευνα εξέτασε πέντε τομείς, την εκτύπωση, τον αυτοματισμό, την ασφάλεια, τις φορητές συσκευές και το cloud.

Όπως σημειώθηκε, όταν συζητάμε για τη μετάβαση από την έγχαρτη στην ψηφιακή μορφή, υπάρχει συχνά σύγχυση μεταξύ της μετάβασης προς τον «ψηφιακό μετασχηματισμό», όπου η τεχνολογία της πληροφορίας αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των επιχειρήσεων -όπως για παράδειγμα η κίνηση των κατασκευαστών αυτοκινήτων να συμπεριλάβουν τη συνδεσιμότητα για φορητές συσκευές στα οχήματά τους-, και της μετάβασης σε περιβάλλον χωρίς χαρτί, δηλαδή από διαδικασίες με έγχαρτα έγγραφα σε ροές εργασίας σάρωσης και ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων. 

Λύσεις ασφάλειας

Ειδικότερα οι επιχειρήσεις της Κεντρικής και Ανατολικής Ευρώπης κατανοούν ότι η αγορά αλλάζει ταχύτατα και εκτιμούν επίσης τον ρόλο που μπορεί να διαδραματίσει η τεχνολογία στην αντιμετώπιση των αυξανόμενων επιχειρηματικών προκλήσεων. 
Το 25% των ερωτηθέντων υποστηρίζει ότι μια λύση ασφάλειας για την εκτύπωση θα ήταν ιδιαίτερα πολύτιμη. Το 20% των ερωτηθέντων πρόκειται να ενισχύσει την ασφάλεια των εγγράφων τα επόμενα ένα-δύο χρόνια. Ωστόσο μόνο το 15% των ερωτηθέντων γνωρίζει το ακριβές κόστος εκτύπωσης μιας έγχρωμης σελίδας και μόνο το 5% των ερωτηθέντων διαθέτει σύμβαση MPS, αλλά το 22% σχεδιάζει την υιοθέτηση συστημάτων διαχείρισης εγγράφων που βασίζονται σε cloud. 

Διαχείριση εγγράφων

Είναι ενθαρρυντικό ότι αυξάνονται οι επιχειρήσεις που υιοθετούν υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων, ενώ παρατηρείται και μια μετατόπιση προς καλύτερες λύσεις ασφάλειας και ορισμένοι αναλυτές του κλάδου προβλέπουν ότι το 2018 οι δαπάνες θα ανέλθουν σε 1 τρισ. δολ. για προληπτικά μέτρα ασφάλειας που σχετίζονται με το περιβάλλον IT. 

Παρ’ όλα αυτά το κόστος αποδεικνύεται ότι αποτελεί εμπόδιο για το 17% των επιχειρήσεων όταν εξετάζει λύσεις στο cloud και το 25% ανησυχεί για την ασφάλεια. Αυτό θα μπορούσε να εξηγήσει γιατί το 31% των επιχειρήσεων της Κεντρικής και Ανατολικής Ευρώπης αναφέρει ότι μπορεί να αντεπεξέλθει χωρίς να χρησιμοποιήσει το cloud για τη διαχείριση εγγράφων. Θα μπορούσε επίσης να απαντήσει στο ερώτημα γιατί το 78% θεωρεί ιδιαίτερα σημαντική τη μεγαλύτερη ασφάλεια εγγράφων. Η ασφάλεια των φορητών συσκευών είναι ένας εξελισσόμενος τομέας, η φορητότητα όμως είναι μια πραγματικότητα.

Αυτοματοποίηση

Οι αναλυτές της Canon υποστηρίζουν ότι πολλές δουλειές, ή επιμέρους εργασίες, θα αυτοματοποιηθούν. Όπου κι αν βρίσκεται το γραφείο, η ευρύτερη και καλύτερη χρήση των κοινωνικών δικτύων, τα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων και οι έξυπνες τεχνολογίες έχουν συναρπαστικά αποτελέσματα στην παραγωγικότητα και τις προσδοκίες. 

Αλλά πώς θα επηρεάσει αυτό τη ζωή της πλειονότητας των εργαζομένων σε θέσεις γραφείου μακροπρόθεσμα; Το 69% των επιχειρήσεων στην Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη συμφωνεί ότι η αυτοματοποίηση της επεξεργασίας των εγγράφων μπορεί να μειώσει τα λάθη, το 72% συμφωνεί ότι η αυτοματοποίηση της αρχειοθέτησης και της αποθήκευσης των εγγράφων θα εξοικονομήσει χρόνο, το 83% πιστεύει ότι η μετατροπή εγγράφων είναι πολύτιμη για τις επιχειρήσεις. Ωστόσο, πρέπει να διανυθεί ακόμα δρόμος μέχρι η πλειονότητα των επιχειρήσεων να υιοθετήσει αυτές τις αλλαγές για όλα τα έγγραφα.

Η σημερινή έκταση της αυτοματοποίησης δείχνει ότι περίπου το 68% των επιχειρήσεων στην Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη έχει ήδη αυτοματοποιήσει την επεξεργασία τουλάχιστον ενός τύπου εταιρικού εγγράφου, συνήθως τιμολόγια (45%), εισερχόμενη αλληλογραφία (28%), συμβάσεις ή νομικά έγγραφα (25%) και επικοινωνίες με πελάτες (23%). Ενώ οι εργαζόμενοι αναζητούν τους καλύτερους τρόπους για να αξιοποιήσουν τις ευκαιρίες εργασίας μέσω φορητών συσκευών, η προστασία των δεδομένων της εταιρείας εξακολουθεί να είναι σημαντικός παράγοντας. Και παρόλο που οι επιχειρήσεις επιθυμούν οι φορητές και προσωπικές συσκευές που χρησιμοποιούνται στον χώρο εργασίας να είναι ασφαλείς, προσδοκούν μια εμπειρία τελικού χρήστη που δεν θα παρεμποδίζει την παραγωγικότητα.