Δεκαετής είναι πλέον η χρονική περίοδος διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων (βιβλίων) από τις επιχειρήσεις, η οποία ισχύει για τα φορολογικά έτη από το 2018 και μετά.
Ο νέος Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας (ν. 5104/2024), που ψηφίστηκε πέρυσι την άνοιξη και τέθηκε σε ισχύ από τις 19/4/2024, προβλέπει στην παράγραφο 2 του άρθρου 13 ότι τα λογιστικά αρχεία, πιο γνωστά ως «βιβλία», κάθε επιχείρησης πρέπει να διαφυλάσσονται μέχρις ότου παραγραφεί το δικαίωμα της φορολογικής διοίκησης να εκδώσει πράξη προσδιορισμού φόρου, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις παράτασης της προθεσμίας παραγραφής από πενταετή σε δεκαετή.
Οι προϋποθέσεις αυτές είναι είτε να μην έχει υποβάλει δήλωση φορολογίας εισοδήματος ή ΦΠΑ ο φορολογούμενος, είτε να βρεθούν μετά την πάροδο της κανονικής πενταετούς προθεσμίας παραγραφής νέα στοιχεία τα οποία αποδεικνύουν απόκρυψη φορολογητέας ύλης και τα οποία δεν ήταν σε θέση να τα γνωρίζει, να τα έχει ανακαλύψει και να τα διερευνήσει η φορολογική διοίκηση εντός της κανονικής πενταετούς περιόδου παραγραφής.
Ουσιαστικά, ο νέος ΚΦΔ (ν. 5104/2024) προβλέπει αύξηση της χρονικής περιόδου διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων σε δεκαετή.
Ο προηγούμενος ΚΦΔ, ο ν. 4987/2022, που έπαψε να ισχύει στις 19/4/2024, δεν συνέδεε την περίοδο διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων (βιβλίων) με τη δεκαετή περίοδο παραγραφής του δικαιώματος της φορολογικής διοίκησης να εκδώσει πράξη προσδιορισμού φόρου.
Περίοδος εφαρμογής
Με δεδομένο ότι στις 19/4/2024 που τέθηκε σε ισχύ ο νέος ΚΦΔ είχαν ήδη λήξει οι περίοδοι παραγραφής των υποθέσεων φορολογίας εισοδήματος και ΦΠΑ των φορολογικών ετών μέχρι και το 2017 και ταυτόχρονα είχαν ήδη λήξει και οι περίοδοι διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων για τα φορολογικά έτη μέχρι και το 2017, βάσει του προϊσχύσαντος ΚΦΔ (ν. 4987/2022), η διάταξη του νέου ΚΦΔ (του ν. 5104/2024) για τη δεκαετή περίοδο διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων ισχύει από το φορολογικό έτος 2018 και μετά.
Ως εκ τούτου, οι επιχειρήσεις που δεν διαφυλάσσουν τα λογιστικά αρχεία τους έως και για 10 έτη μετά το έτος υποβολής των δηλώσεων φορολογίας εισοδήματος για τις χρήσεις από το 2018 και μετά απειλούνται με το πρόστιμο που προβλέπει η διάταξη της παραγράφου 2 του άρθρου 57 του νέου ΚΦΔ.
Το πρόστιμο αυτό ανέρχεται, για κάθε ελεγχόμενο έτος για το οποίο διαπιστώνεται η παράβαση, στο 15% του μέσου όρου των εσόδων από επιχειρηματική δραστηριότητα, όπως αυτά προκύπτουν από τον μέσο όρο των δηλωθέντων εσόδων με τις δηλώσεις φορολογίας εισοδήματος των 3 τελευταίων φορολογικών ετών, μη συμπεριλαμβανομένου εκείνου για το οποίο δεν έχει παρέλθει η προθεσμία υποβολής της οικείας δήλωσης φορολογίας εισοδήματος.
Το πρόστιμο αυτό, εφόσον πρόκειται για υπόχρεο τήρησης απλογραφικού λογιστικού συστήματος, κυμαίνεται από 10.000 έως 30.000 ευρώ, ανά ελεγχόμενο έτος, ενώ, εφόσον πρόκειται για υπόχρεο τήρησης διπλογραφικού λογιστικού συστήματος, κυμαίνεται από 30.000 έως 90.000 ευρώ, ανά ελεγχόμενο έτος.
Παρατηρείται το οξύμωρο σχήμα πως ενώ έχουμε περάσει στην ψηφιακή εποχή και την AI και τα «βιβλία» των επαγγελματιών τηρούνται στο myDATA, οι επιχειρήσεις και οι επαγγελματίες υποχρεούνται να τηρούν και τα κλασικά, χάρτινα βιβλία.
Η απόφαση της ΔΕΔ
Η αποκάλυψη όλων αυτών των παραπάνω νομοθετικών μεταβολών προέκυψε από την υπ’ αριθμόν 1064/15-4-2025 απόφαση της Διεύθυνσης Επίλυσης Διαφορών (ΔΕΔ) Αθηνών της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ).
Η απόφαση αυτή ερμήνευσε συνδυαστικά, μεταξύ άλλων, τις παρακάτω διατάξεις:
1) Τα άρθρα 117 και 86 του νέου ΚΦΔ (ν. 5104/2024) που προβλέπουν ότι η ημερομηνία έναρξης ισχύος του νέου ΚΦΔ είναι η 19η/4/2024 κι ότι από την έναρξη ισχύος του νέου ΚΦΔ καταργείται ο ν. 4987/2022 (σ.σ.: προϊσχύσας ΚΦΔ).
2) Την παράγραφο 2 του άρθρου 13 του ν. 5104/2024 που ορίζει, κυρίως, ότι: «Τα λογιστικά αρχεία, οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί, οι φορολογικές μνήμες και αρχεία που δημιουργούν οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί διαφυλάσσονται κατ’ ελάχιστον:
α) για διάστημα πέντε (5) ετών από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους, μέσα στο οποίο υπάρχει η υποχρέωση υποβολής δήλωσης, ή
β) έως ότου, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις των παραγράφων 2 και 3 του άρθρου 37, παραγραφεί το δικαίωμα έκδοσης πράξης προσδιορισμού του φόρου από τη φορολογική διοίκηση».
3) Την παράγραφο 3 του άρθρου 37 του ν. 5104/2024 που ορίζει, κυρίως, ότι: «Εξαιρετικά, πράξη διοικητικού, εκτιμώμενου ή διορθωτικού προσδιορισμού φόρου μπορεί να κοινοποιηθεί εντός 10 ετών από τη λήξη του έτους εντός του οποίου λήγει η προθεσμία για την υποβολή της δήλωσης ή της δήλωσης της τελευταίας περιόδου, σε περίπτωση που προβλέπεται η υποβολή περισσότερων δηλώσεων:
α) Αν ο φορολογούμενος δεν έχει υποβάλει δήλωση εντός της πενταετούς περιόδου παραγραφής.
β) Αν μετά την πενταετία περιέλθουν σε γνώση της φορολογικής διοίκησης νέα στοιχεία ή πληροφορίες που δεν θα μπορούσαν να είναι σε γνώση αυτής εντός της πενταετίας και προκύπτει ότι η φορολογική οφειλή υπερβαίνει αυτήν που είχε προσδιοριστεί βάσει προηγούμενου άμεσου, διοικητικού, εκτιμώμενου ή διορθωτικού προσδιορισμού φόρου και μόνο για το ζήτημα το οποίο αφορούν».
Πώς συμβάλλει η πλατφόρμα myDATA
Η καθιέρωση από την ΑΑΔΕ της ηλεκτρονικής πλατφόρμας myDATA, στην οποία διαβιβάζονται ηλεκτρονικά σχεδόν όλα τα εκδιδόμενα φορολογικά στοιχεία των επιχειρήσεων και η οποία ουσιαστικά έχει τη μορφή ηλεκτρονικών φορολογικών βιβλίων για τις επιχειρήσεις, περιορίζει τα χάρτινα αντίγραφα των συναλλαγών, όσο προχωρεί η ηλεκτρονικοποίηση.
Ωστόσο, οι υπόχρεοι υποχρεούνται να φυλάσσουν, σε φυσική μορφή τα αρχεία των παλαιών ετών, ενώ για τα έτη, από τα οποία τα παραστατικά εκδίδονται ηλεκτρονικά, οφείλουν να φυλάσσουν, τα ηλεκτρονικά αρχεία των συναλλαγών τους στους υπολογιστές τους, για πιθανό έλεγχο από την εφορία.
Και αυτό, διότι η σχετική υποχρέωση δεν έχει καταργηθεί, παρά τη λειτουργία της myDATA.
